THIMM Code of Conduct

Dieser Code of Conduct ist die Selbstverpflichtung aller THIMM Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (aktuelle Übersicht der Gesellschaften), im beruflichen Alltag korrekt und verantwortungsbewusst zu handeln. Der vorliegende Verhaltenskodex stellt den Handlungsrahmen dar, um als Unternehmen sowie gegenüber internen und externen Stakeholdern stets zuverlässig, transparent, verantwortungsbewusst, gesetzeskonform sowie ethisch korrekt zu handeln.

Alle Firmenregeln und Richtlinien müssen mit dem THIMM Code of Conduct vereinbar sein. Nicht jeden Einzelfall und nicht jede Situation können wir vorhersehen. Der Kodex ist daher breit angelegt und entsprechend allgemein gehalten. Er ersetzt keine bestehenden Regelungen oder Verfahrensanweisungen. Er soll vielmehr die zentralen Punkte der eigenen und der unternehmerischen Verantwortung ansprechen und allen Personen im Unternehmen ein klares Verständnis für die bei THIMM gültigen Grundsätze und ethische Haltung geben.

Es gibt Situationen, für die der THIMM Code of Conduct keine direkte Anleitung bietet. Hierbei können uns die nachfolgenden Fragen helfen, eine Entscheidung im Sinne des Unternehmens und gemäß unseren Haltungssätzen sowie Verpflichtungen und Vorgaben zu treffen.

Unsere Haltung

Um eigenverantwortlich handeln und entscheiden zu können, schaffen wir Strategie- und Strukturklarheit. Durch unsere engagierte Führungskultur meistern wir gemeinsam neue Handlungsfelder. 

Basis dafür sind unsere Haltungssätze:

Unsere Zusammenarbeit

Wir schaffen die Basis für eine gute Zusammenarbeit, indem wir in gegenseitigem Respekt einen offenen und kontinuierlichen Austausch pflegen. Ein transparenter Diolog, eine offene Fehlerkultur sowie eine Kultur der Wertschätzung sind bei THIMM die Eckpfeiler für eine vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit. 

Die Leistungsfähigkeit gegenüber unseren Kundinnen und Kunden ist Ausgangspunkt unseres geschäftlichen Erfolgs und unser Antrieb. Als Familienunternehmen verstehen wir es jedoch, wo immer umsetzbar, vielseitige Arbeitsformen (z. B. Teilzeittätigkeit, mobiles Arbeiten) zu vereinen, um für die individuellen Anforderungen gut aufgestellt zu sein sowie vielfältige Formen der Zusammenarbeit im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben zu ermöglichen.

Eine gute und enge Zusammenarbeit ist Grundlage für unseren Erfolg. Dafür ist es wichtig, Verantwortung zu übernehmen – für die Anliegen unserer Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner wie auch für unser Miteinander als Kolleginnen und Kollegen. Wir unterstützen uns gegenseitig und teilen wichtige Informationen sowie unser Wissen und Know-how. Gemeinsam finden wir Lösungswege, entwickeln uns weiter und bringen Neues auf den Weg.

WIR UNTERSTÜTZEN UNS GEGENSEITIG UND TEILEN UNSER WISSEN UND KNOW-HOW

Geltungsbereich

Unser Verhaltenskodex gilt weltweit für alle THIMM Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, unabhängig von Funktion, Rang oder Einfluss. Bestehende Richtlinien (wie z. B. Betriebsvereinbarungen oder abteilungsspezifische Ergänzungen) gelten neben dem THIMM Code of Conduct uneingeschränkt weiter. Soweit rechtlich zulässig, ist in Zweifelsfällen diejenige Regelung anzuwenden, die für die betreffenden Personen einen höheren Schutz bietet. 

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter übernimmt Eigenverantwortung

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter übernimmt  Eigenverantwortung sowie eine Vorbildfunktion und unterstützt die Kolleginnen und Kollegen in der Einhaltung der Richtlinien. 

Einhaltung von Gesetzen, Standards und Leitlinien

Wir verpflichten uns, alle für unser Unternehmen gültigen Gesetze sowie die relevanten, international anerkannten Vorschriften, Standards und Leitlinien einzuhalten. Der THIMM Code of Conduct deckt insbesondere die Bestimmungen der Vereinten Nationen, des UN Global Compact und der International Labour Organisation (ILO*) ab. 

Bestechung und Korruption

Als verantwortungsvolles Unternehmen dulden wir keine Form der Bestechung und Korruption. Handlungen und (Kauf-)Entscheidungen erfolgen stets im Sinne und zum Vorteil unseres Unternehmens und frei von persönlichen Interessen. 

Wir verpflichten uns, im Geschäftsverkehr keine Geschenke, Zahlungen, Einladungen oder Dienstleistungen anzubieten, zu versprechen, zu fordern, zu gewähren oder anzunehmen, die eine Geschäftsbeziehung in unzulässiger Weise beeinflussen könnten. Insbesondere Geschenke, Aufmerksamkeiten und Bewirtungseinladungen, die einen anerkannten und angemessenen Umfang überschreiten, den geschäftlichen Charakter außer Acht lassen oder außerhalb des Rahmens unserer internen Regelungen liegen, nehmen wir weder an noch bieten wir sie unseren Geschäftspartnern an. In Zweifelsfragen ist die Führungskraft oder der/die Code of Conduct-Beauftragte zu informieren und um Entscheidung zu bitten. 

Wir meiden Situationen, in denen unsere persönlichen, familiären oder finanziellen Interessen in Konflikt mit den Interessen von THIMM geraten könnten. Wenn sich ein solcher  Interessenkonflikt abzeichnet, legen wir ihn offen und holen die Zustimmung unserer Führungskraft ein. In diesem Zusammenhang gelten auch die Spendenrichtlinien von THIMM. Diese sind auf unserer Website veröffentlicht und können jederzeit eingesehen werden.

Wir verpflichten uns, Hinweise auf korruptes Verhalten zu melden. Erste Ansprechperson ist unsere Führungskraft. Alternativ steht unsere Ombudsperson (siehe Abschnitt „08 Umsetzung in der Praxis“) hierfür zur Verfügung.

Kartell- und Wettbewerbsrecht

Als Unternehmen achten wir den freien und fairen Wettbewerb mit anderen Unternehmen und erwarten dies auch von unseren Geschäftspartnerinnen und -partnern. Preis- oder Konditionenabsprachen mit Wettbewerbern sind daher ebenso zu unterlassen wie sonstige wettbewerbsbeschränkende Absprachen, zu denen insbesondere Absprachen mit Wettbewerbern zum Zweck der Markt- oder Kundenaufteilung gehören.

Hinweise zu wettbewerbswidrigem Verhalten richten wir umgehend an unsere Führungskraft. An diese können auch Fragen darüber gestellt werden, was wettbewerbs- bzw. kartellrechtlich zulässig ist und welche Maßnahmen möglich oder notwendig sind. Alternativ steht eine unabhängige, externe Ansprechperson (siehe Abschnitt „08 Umsetzung in der Praxis“) hierfür zur Verfügung. 

Einhaltung von Handels- und Zollvorschriften

Als verantwortungsvoll handelndes Unternehmen verpflichten wir uns, die geltenden Handelsvorschriften einzuhalten. Dies schließt Sanktionen, Export- und Importkontrollen, Zollrecht und Anti-Boykottbestimmungen ein.

Korrekte Buchführung und Finanzberichterstattung

Wir erfassen alle Geschäftsvorgänge, Eintragungen in Büchern und Unterlagen des Unternehmens korrekt, vollständig und fristgerecht gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).

Zahlungsanträge sowie Zahlungen nehmen wir ausschließlich im Unternehmensinteresse und nur für gesetzlich zulässige Zwecke vor und stellen sicher, dass sie mit den entsprechenden Zahlungsunterlagen übereinstimmen. Wir treffen Vorsorgen, um Geldwäsche zu vermeiden. 

Als verlässlicher Partner für unsere Stakeholder erfolgt unsere Finanzberichterstattung (Geschäftsbericht, Jahresabschluss) rechtzeitig und korrekt.

Schutz unternehmensrelevanter Informationen und personenbezogener Daten

Wir schützen Informationen unseres Unternehmens, unserer Kundinnen und Kunden, unserer geschäftlichen Kontakte sowie unserer Kolleginnen und Kollegen im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und Grenzen der geschäftlichen Vertraulichkeit. Hierzu werden wir regelmäßig geschult. Gleichzeitig verpflichten wir uns, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. 

Als THIMM Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen wir sicher, dass wir vertrauliche Informationen und Unterlagen nicht an Dritte weitergeben. Diese werden nur gemäß unserer Datenschutzrichtlinie gespeichert. Vertrauliche Informationen legen wir nur dann extern offen, wenn dies durch gesetzliche Verpflichtungen oder aufgrund der Anordnung eines Gerichts oder einer Behörde eingefordert wird. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit THIMM fort. 

Personenbezogene Daten von Mitarbeitenden oder Dritten erheben, verarbeiten und/oder nutzen wir nur, wenn die betroffene Person hierin eingewilligt hat oder sonst eine rechtliche Grundlage besteht.

Umgang mit Unternehmenseigentum 

Wir gehen sorgsam und sachgerecht mit den Vermögensgegenständen von THIMM um und verwenden diese nur für Tätigkeiten, die dem unternehmerischen Zweck dienen. Hierzu gehören neben materiellen Werten, wie Gebäude, Anlagen, Maschinen und Betriebsmittel, auch Informationstechnologie, Software etc. 

Ohne ausdrückliche Zustimmung unserer verantwortlichen Führungskraft bzw. eine betriebliche Regelung nutzen wir Einrichtungen oder Gegenstände des Unternehmens nicht für private Zwecke oder entfernen diese vom Betriebsgelände.

Wir gehen sorgsam und sachgerecht mit den Gegenständen von THIMM um

Freie Wahl der Arbeit

Als verantwortungsvoll agierendes Unternehmen treten wir gegen jegliche Form der Zwangsarbeit, der Sklaverei und des Menschenhandels ein. Alle Menschen haben das Recht, die Beschäftigung frei zu wählen. Bevor die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Beschäftigung bei THIMM aufnehmen, unterzeichnen sie einen schriftlichen Vertrag, der die wechselseitigen Rechte und Pflichten transparent dokumentiert. Wesentliche Änderungen der Arbeitsbedingungen werden mit den Arbeitnehmenden ebenfalls schriftlich vereinbart. 

Angemessene Arbeitszeiten und Ruhepausen

Wir verpflichten uns, die jeweiligen gesetzlichen Vorschriften und betrieblichen Standards zu Arbeitszeiten, Ruhepausen, Urlaubsanspruch und gesetzlichen Feiertagen einzuhalten. 

Organisations- und Versammlungsfreiheit

Zusammenhalt und Engagement sind uns wichtig, daher achten wir die Organisations- und Versammlungsfreiheit unserer Mitarbeitenden sowie das Recht auf Kollektivverhandlungen durch ihre jeweiligen Vertretungen. Dabei stellen wir sicher, dass dieses Recht nicht beeinträchtigt wird. Zugleich wird es den THIMMMitarbeitenden stets ermöglicht, ihre Belange direkt vorzutragen.

ZUSAMMENHALT UND ENGAGEMENT SIND UNS WICHTIG

Schutz von Kindern und Jugendlichen

Als verantwortungsvoll handelndes Unternehmen stehen wir dafür ein, dass die Rechte von Kindern und Jugendlichen geachtet werden. Jegliche Ausbeutung von Kindern und Jugendlichen wird von uns abgelehnt. Dabei stellen wir sicher, dass die Konventionen der International Labour Organisation (ILO) und der Vereinten Nationen, nationale Normen und Verordnungen zum Schutz von Kindern und jugendlichen Beschäftigten eingehalten werden. Kinder arbeiten nicht unterhalb des gesetzlichen Mindestalters und können frühestens ab 15 Jahren eine Ausbildung beginnen. Wir versichern, dass Kinder und Jugendliche keinen gefährlichen, unsicheren oder gesundheitsschädigenden Situationen ausgesetzt werden. Beschäftigte Jugendliche werden beispielweise in der Ausbildung nicht in der Nachtschicht eingesetzt. Ihre Arbeits- und Schulzeit hält sich an aktuell gültige Gesetze und darf acht Stunden pro Tag nicht überschreiten.

Wir achten auf ein sicheres, gesundes und hygienisches Arbeitsumfeld und halten uns an die Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Geeignete Mittel (wie z. B. Schutzkleidung, Trinkwasser, Hautpflege- und Desinfektionsmittel, etc.) werden hierfür seitens des Unternehmens bereitgestellt. Besonders schutzbedürftige Gruppen (insbesondere Jugendliche, Schwangere, Mütter, sowie Menschen mit Behinderungen) genießen entsprechende Fürsorge. 

Abgestimmt auf unsere Funktion werden wir regelmäßig in geltenden Gesundheitsschutz- und Sicherheitsnormen sowie Sicherheitsmaßnahmen unterwiesen und geschult. Wir melden mangelnde Sicherheitsstandards und Verstöße gegen die Bestimmungen zum Arbeitsschutz an unsere Führungskraft und / oder zuständige Fachkraft für Arbeitssicherheit bzw. die Ombudsperson.

Nachhaltiges Wirtschaften

Wir als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Expertinnen und Experten für unsere jeweiligen Arbeitsprozesse. Dabei übernehmen wir Verantwortung für unser Handeln und Wirtschaften im Sinne von THIMM und damit für Mensch und Umwelt, die von THIMM beeinflusst werden. 

Als Kompass unserer Nachhaltigkeitsstrategie dienen uns die UN Sustainable Development Goals (SDGs). Eine regelmäßige Nachhaltigkeitsberichterstattung sowie digitale  Informationsangebote im unternehmenseigenen Intranet geben einen Überblick über Maßnahmen und Aktionen von THIMM zum Thema Nachhaltigkeit. 

Wir setzen uns bei der Beschaffung von Rohstoffen und Dienstleistungen dafür ein, ein Gleichgewicht herzustellen zwischen sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Bedürfnissen.

Umwelt- und Ressourcenschutz

Wir sind uns bewusst, dass unsere Zukunft und die künftiger Generationen vom Schutz unserer Umwelt abhängen. Wir verpflichten uns, geltende Gesetze und Mindestregelungen zum Klima- und Umweltschutz zu befolgen.

Unsere Zukunft hängt vom Schutz unserer Umwelt ab

Wir stehen für die Erhaltung der natürlichen Ressourcen und der biologischen Vielfalt (Biodiversität) ein und gehen aktiv gegen den Klimawandel vor. Dafür setzen wir Ressourcen wie Energie, Wasser, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe etc. verantwortungsbewusst, nachhaltig und transparent in Kreisläufen ein und vermeiden oder reduzieren unsere Abfälle. 

Bei uns beginnt Umwelt- und Ressourcenschutz bereits bei der Entwicklung unserer Prozesse und Produkte und geht von der Beschaffung der Rohstoffe über ihre Herstellung und Verpackung bis hin zum Transport. 

Der „Leitfaden für verantwortungsvolle Beschaffung bei THIMM“ ist hierbei der Handlungsrahmen, um im gemeinsamen Austausch mit unseren Stakeholdern (Kundschaft, Lieferunternehmen, Geschäftspartnerinnen und -partner, etc.) nachhaltige Innovationen und verantwortungsvolle Lieferketten zu gestalten sowie unserer Sorgfaltspflicht nachzukommen.

Digitale Lösungen

Als zukunftsorientiertes Unternehmen investieren wir in neue Technologien und schulen regelmäßig unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen darin, um unsere Innovationskraft zu stärken, Ressourcen zu sparen und maximal flexibel zu sein. Mithilfe digitaler Plattformen optimieren wir unsere Prozesse im Hinblick auf ökologische Folgen und Wirtschaftlichkeit.

Wir reduzieren unseren CO₂E-Fußabdruck systematisch, indem wir unsere Dienstfahrten reduzieren und, wo möglich und sinnvoll, digitale Meetings/Termine abhalten. Hierfür greifen wir auch in der Aus- und Weiterbildung sowie im Bewerbermanagement auf digitale Formate zurück. 

Durch automatisierte Prozesse haben, wo sinnvoll und möglich, alle THIMM Mitarbeitenden einen flexiblen zeit- und ortsunabhängigen Zugang zu allen relevanten Informationen rund um ihr Beschäftigungsverhältnis. Zugleich ebnen wir durch digitale Lösungen und Umstellungen den Weg zu papierlosem Arbeiten.

Der THIMM Code of Conduct ist allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt und in der jeweiligen Landessprache unserer Standorte öffentlich verfügbar. Alle THIMM Beschäftigten werden jährlich zu den Inhalten dieses Dokuments geschult und zeitnah über Änderungen informiert. 

Neuen Kolleginnen und Kollegen wird der Verhaltenskodex zum Arbeitsbeginn bei THIMM ausgehändigt und sie werden zu den Inhalten geschult. 

Wir als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind alle gemeinsam für die Umsetzung des THIMM Code of Conduct verantwortlich. Wir melden jede vermutete oder beobachtete Verletzung von Gesetzen, diesem Kodex oder anderen Unternehmensrichtlinien und hören zu, wenn uns andere von möglichen Bedenken berichten. Es ist wichtig, auch unangenehme Themen anzusprechen und transparent zu machen. Indem wir dies tun, ist es uns möglich, Probleme rechtzeitig zu lösen und Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Zugleich können wir verhindern, dass diese Themen/Probleme zukünftig erneut auftreten.

Wissenswertes rund um die Meldung

Jede Meldung wird vertraulich behandelt. Beschäftigte, die in gutem Glauben mögliche Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex melden, werden nicht benachteiligt. In Einzelfällen, z. B. bei Eröffnung eines Ermittlungsverfahrens, ist das Unternehmen rechtlich verpflichtet, die grundsätzlich vertraulich zu behandelnden Informationen Dritten gegenüber mitzuteilen.

Konsequenzen bei Verstößen

THIMM duldet keinerlei Verstöße gegen den THIMM Code of Conduct und wird jeden nicht regelkonformen Vorfall angemessen bearbeiten. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind sich bewusst, dass solche Verstöße ernste Konsequenzen für das Unternehmen und für sie selbst haben können.

*ILO

Die folgende Übersicht dient zum besseren Verständnis der relevanten International Labour Organisation (ILO)-Konventionen.

• 1 Arbeitszeit
• 14 Wöchentlicher Ruhetag (Gewerbe)
• 26 Verfahren zur Festsetzung von Mindestlöhnen
• 29 Zwangsarbeit
• 79 Nachtarbeit Jugendlicher (nichtgewerbliche Arbeiten)
• 87 Vereinigungsfreiheit und Schutz des Vereinigungsrechtes
• 98 Vereinigungsrecht und Recht zu Kollektivverhandlungen
• 100 Gleichheit des Entgelts
• 105 Abschaffung der Zwangsarbeit
• 111 Diskriminierung (Beschäftigung und Beruf)
• 131 Festsetzung von Mindestlöhnen
• 135 Arbeitnehmervertreter
• 138 Mindestalter
• 142 Erschließung des Arbeitskräftepotentials
• 143 Chancengleichheit und Gleichbehandlung der Wanderarbeitnehmer
• 154 Kollektivverhandlungen
• 155 Übereinkommen über Arbeitsschutz und Arbeitsumwelt
• 158 Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• 159 Berufliche Rehabilitation und Beschäftigung der Behinderten
• 182 Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit
• 187 Förderungsrahmen für den Arbeitsschutz 
• E 143 Empfehlung betreffend Schutz und Erleichterungen für Arbeitnehmervertreter im Betrieb
• E 146 Empfehlung betreffend Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung

Die Texte der ILO-Konventionen und -Empfehlungen sowie die englische Fassung findest Du unter www.ilo.org.